Im ersten Teil unseres Blogbeitrags haben wir Ihnen gezeigt, wie bei TauernTec individuelle Software gemeinsam mit dem Kunden entsteht, am Beispiel von Andreas Vorderegger und seiner automatisierten Belegverarbeitung. Heute möchten wir Ihnen die konkreten Vorteile und Funktionen dieser Lösung vorstellen.
Die Vorteile: Mehr Effizienz, weniger Aufwand
Zeitersparnis:
Was zuvor mehrere Stunden in Anspruch nahm, ist jetzt innerhalb weniger Minuten erledigt. Die manuelle Bearbeitung von Belegen gehört der Vergangenheit an - die Software übernimmt die Arbeit, während Andreas und seine Mitarbeiterin sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.
Kosteneinsparungen:
Die Zeitersparnis bedeutet nicht nur mehr Effizienz, sondern auch direkte Kosteneinsparungen. Durch die Automatisierung entfallen stundenlange manuelle Tätigkeiten - die Investition in die individuelle Software amortisiert sich so schnell durch geringere Personalkosten und höhere Produktivität.
Entlastung ohne Kontrollverlust:
Die Mitarbeiterin, die diese Tätigkeiten zuvor in stundenlanger, monotoner Arbeit erledigt hat, wird jetzt von einem System unterstützt, das sie entlastet, aber nicht die Kontrolle nimmt. Dank des "Human in the Loop"-Prinzips bleibt der Mensch immer im Mittelpunkt - die Software übernimmt nur die repetitiven Schritte.
Sicherheit:
Alle Dienste liegen in europäischen Rechenzentren - Die Daten bleiben in der EU.
Zugriff nur von bestimmten IP-Adressen (Whitelist-Prinzip) - ähnlich einer digitalen Sicherheitsschleuse.
Die Funktionen: So arbeitet die Software
1. Automatisierte Belegverarbeitung:
Alle eingehenden E-Mails werden auf Anhänge überprüft.
Bei Vorhandensein eines Anhangs wird dieser automatisch heruntergeladen und auf Inhalte geprüft (z. B. Rechnungsnummer, Absender, Rechnungsbestandteile).
Anhand dieser Kriterien erfolgt eine automatische Zuordnung in die entsprechende Kategorie (z. B. Rechnung, Gutschrift oder Monatsübersicht).
2. Intelligente Benennung und Ablage:
Automatische Benennung der Belege, angepasst an das vorhandene Ablagesystem.
Zuordnung in den richtigen Ordner - alles an seinem Platz, ohne manuelles Eingreifen.
3. OCR-Funktion:
Die Software liest gedruckte Texte und Rechnungsdaten automatisch aus.
Einstufung der Erkennungsgenauigkeit in drei Kategorien:
Erfolgreich (eindeutiges Ergebnis).
Überprüfen (Ergebnis unsicher, menschliche Kontrolle nötig).
Nicht erfolgreich (keine automatische Verarbeitung möglich).
4. Integration mit Steuerberater und Banksystem:
Rechnungen werden gesammelt und direkt in das System des Steuerberater übermittelt.
Für das Banksystem relevante Belege werden automatisch gefiltert, als SEPA-Datei exportiert und nach menschlicher Kontrolle an das Banksystem der Vorderegger GmbH exportiert. Dort werden die Aufträge ausgeführt.
Das Ergebnis: Eine Lösung, die überzeugt
Die individuelle Softwarelösung von TauernTec hat Andreas Vorderegger und sein Team nicht nur entlastet, sondern auch sicherer und effizienter gemacht. Was früher zeitraubend und fehleranfällig war, läuft jetzt automatisiert, schnell und zuverlässig ab, ohne dass die Kontrolle aus der Hand gegeben wird.
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